メールの署名は設定していますか？
普段仕事で使用しているメールは署名の設定はしていますか？
私は必ず署名が記載されるように設定をしています。
そこには下記情報を掲載しています。
- 社名
- URL
- 氏名
- メールアドレス
- 郵便番号
- 住所
- 電話番号
- FAX番号
- 携帯電話番号
ここまで載せる必要はないという意見もあるかと思いますが、私は相手の方にもこれだけの情報を載せて欲しいと思ってしまいます。
メールの署名欄が一番最新情報
最近では業務でもLINEを使われる方が増えていたり、私もチャットワークで連絡をやり取りしている場合も多いですが、やはり7割くらいの連絡はメールなので、署名欄は私にとって非常に重要なんです。
なぜそんなにも重要視するかというと、下記のような理由になります。
折り返しの電話
留守の際に「折り返しお電話ください」とメモがあった際、いちいち名刺から電話番号を探すことが大変手間です。
メールの署名欄に電話番号があれば、さっと確認して折り返しの電話をすることができます。
もっとも、こちらの応対したスタッフがしっかりと電話番号を確認すれば良いということではありますが……。
請求書の送付
請求書に限りませんが見積書や契約書を送付する際、住所を調べる必要があります。
これも上述同様、名刺を探し出すよりも署名に記載していただいていた方が助かります。
たまに住所は記載されているけど、郵便番号が掲載されていないこともあります。
これも、住所から郵便番号を検索しないといけないので、必ず記載していただきたいですね。
訪問時
打ち合わせで先方に訪問した際、受付で部署名などを伝える必要があります。
その際、署名に記載がなく焦ることが何度もありました。
名刺アプリは助かります
ここ数年ですが、私は名刺アプリを使っています。
いくつかあるようですが、数年間に招待されてからずーっとEightを使っています。
参照：Eight
これが非常に便利！
iPhoneのアプリからだけではなく、PCのブラウザからもアクセスすることができるので、住所や電話番号の確認も、いちいち名刺を探さなくても大丈夫。
なので、名刺交換をした方は必ずこれに登録をしています。
1点、相手もEightユーザーであれば常に最新情報にアップデートしていただけるのですが、Eightを利用していない方だと、名刺交換をしたときから情報が変わらないので、数年経ってしまうと意味がない情報になってしまう点は何とかならないですかね……。
そんな訳で、やはり最新情報を記載したメールの署名は是非ともお願いしたいです。
