ウェブサイトの運用を引き継いで欲しい

お仕事のご相談をいただく内容に傾向があります

お仕事のご相談をいただく際、基本的には下記のいずれかに該当します。

  • 新規にウェブサイトを立ち上げたい
  • 既存のウェブサイトをリニューアルしたい
  • LP(ランディングページ)を制作したい
  • ページの追加をしたい
  • ECサイトを立ち上げたい
  • 何かキャンペーンを実施したい
  • スマートフォンに対応したい
  • CMSを導入したい
  • 運用を引き継いで欲しい

当然新規制作やリニューアルのご相談が大半を占めますが、この中でも最後の項目「運用を引き継いで欲しい」もそれなりの割合があります。
新規制作やリニューアル、LP/ECサイト制作などと比べて緊急度が高い場合も多いですね。

今回はウェブサイトの運用引き継ぎについて書いていこうと思います。

ウェブサイト運用の引き継ぎを依頼してくる理由

運用や管理の引き継ぎをご相談いただく場合、だいたい下記のような理由が多いです。

  1. 運用をお願いしていた会社や個人が廃業もしくはウェブサイト運用をやめてしまった
  2. 運用を任せていた自社の担当者が退職してしまった
  3. 既存の制作会社の対応に不満がある

1と2は似ていますが、微妙に困っている内容が異なることが多いですね。
1は運用のスキームは出来上がっているので引き継ぎが比較的容易ですが、2は何もかもがわからずご相談いただく場合が多いです。

3も意外とご相談の多いパターンです。
予算的に不満があったり、担当者に不満があったり。
詳しく話しを伺うと情報開示が少ないために不信感をいただいてしまっていることが多いと感じます。

それぞれのパターンごとに引き継ぐ際のポイントなど交えてご案内します。

運用をお願いしていた会社などが廃業してしまった場合などの引き継ぎ

この場合のご相談はシンプルな場合が多いです。

「すぐにリニューアルやページ追加の予定があるわけではなが、何かあった際の対応に困るので引き継いで欲しい」

このような場合がほとんどですね。

ご相談いただいた際、弊社から確認させていただく項目は以下になります。

  • サーバー及びドメインは御社の管理でしょうか
  • CMSなどの更新ツールを導入していますか?

サーバー及びドメインを自社で管理されていれば、ほとんどの場合問題なく引き継ぎすることができますが、制作会社の管理であった場合にはサーバー移転作業が発生します。
CMSやシステムが含まれないウェブサイトであれば、HTMLを新サーバーにコピーすれば完了ですが、CMSやシステムが含まれている場合は新環境にコピーしても正しく動作しないこともあり、慎重に引っ越し作業をする必要があります。

CMSの管理者情報をもらえない場合は更にハードルが上がります。
少なくともFTP情報があれば何とかなる可能性はアップします。

また、サーバーを移転する場合に注意しなければいけないのはメールアドレスです。
最近ではGmailを使っている場合もありますが、多くの場合はウェブサーバーと同じサーバー会社のメールサーバーを使っているため、サーバーの移転と共にメールアドレスも移転が必要となります。
メールアカウントとパスワードを従前と同じ設定で登録しても、サーバーやポート、POP/SMTPなどの設定は基本的に同一では無いため、メールソフト(OutolookやThnderbird)の設定変更も必要です。
使用しているのは代表メールアドレス1つであればそれほど手間がかかりませんが、全従業員のメールを引っ越しするとなるとかなり大がかりな作業が発生します。

以前の業務で、「サーバー切り替えに伴うメール設定変更方法について」と題して数十人の従業員の方の前で説明をしたこともあります。

運用を任せていた自社の担当者が退職してしまった場合の引き継ぎ

これもよくある話で、以前のブログでも少し記載しています。

あなたはホームページの運用の何に困っていますか?

自分のブログの引用ですが、基本的にこんな理由で任せれている場合が多いですよね。

大きい企業であれば、専属のウェブ担当者がいることも珍しくなくなっていますが、中小・零細企業などでは専属のスタッフを雇用する余裕がなく、パソコンやインターネットについて社内では一番詳しい人に「ちょっとやっといて」と任されているパターンが非常に多いです。
そうやって押しつけた人が退職してしまったりすると、もう誰も何もせず放置状態となってしまいます。

このような状態だと、サーバーは誰がどこの会社と契約しているのか、CMSを導入している場合、その管理者情報は誰が把握しているのか…、このあたりの情報を知っている人が誰もいないこともあります。

サーバーに関しては支払が滞っていると、見ることが出来なくなっているはずなので、必ずどこかのサーバー会社に支払をしているはずなので、経理情報から会社を特定することもあります。

そうやって1つずつ不明点をクリアしていった後、どのように管理/運用をしていくかご相談させていただいています。

既存の制作会社の対応に不満がある場合の引き継ぎ

先にも書きましたが、このパターンは大きく2つの不満からお問い合わせいただくことが多いです。

  1. 担当者に不満がある
  2. 費用に不満がある
  3. 作業スピードに不満がある

1の「担当者に不満がある」場合は、「レスポンスが遅い」「質問に対して明確な答えがない」「知識が足りない」「提案をしてくれない」などの不満が多いです。
これらはコミュニケーション不足が原因で不満に繋がるのではないかと思っています。

長時間の打ち合わせがあったり、休暇を取っていたりすれば、すぐにメールの返信が出来ないこともありますが、それはイレギュラーであって普段しっかりと対応していれば「レスポンスが遅い」という不満は出ないと思います。

「質問に対して明確な答えがない」「知識が足りない」は担当者のスキルに依存してしまう点なので、コミュニケーション不足が原因と断定しにくいですが、普段からしっかりと調べて対応しておけば、不満に想う気持ちの蓄積を減らせるのではないでしょうか。

「提案をしてくれない」は最もコミュニケーション不足が影響することではないでしょうか。
ここ数年であれば、「スマートフォンに最適化したウェブサイトに作り変える」や「SSL証明書の導入」などをお客さんに提案することが多かったのですが、普段密なコミュニケーションがなければ、単なる営業ととらえられてしまい、話も聞いてもらえない可能性もありますよね。

2の「費用に不満がある」場合は、どのような作業を依頼して、どの程度の費用を請求されているか確認をすると、割と妥当な場合も多いため、1の不満と関連して費用の不満も生じてくるのではないかと思います。

3の「作業スピードに不満がある」は、本当に時間がかかるウェブ制作会社もあると思います。
以前ご相談いただいた際の例ですが、文字修正をお願いしたら1週間かかったという話もありました。
作業が詰まっていて、時間的な余裕がないことも多々ありますが、文字修正だったら最短5分程度、複数修正箇所があった場合でも30分程度で作業が完了します。
もちろん修正ボリュームによりますけど、作業の発生順で対応するのではなく、ある程度作業内容も踏まえた上で優先順位をつけて業務をコントロールすれば、こういった不満も発生しないのではないでしょうか。

このパターンでご相談いただいた場合、まずはしっかりと不満点を確認させていただき、それを弊社で改善可能かどうかお応えしております。
場合によっては、かなり真摯な対応をされている制作会社にもかかわらず不満を持たれていることもありますので。

運用の引き継ぎは時間的に余裕を持ってご相談ください

いくつか例を挙げつつ、運用の引き継ぎについて説明させていただきました。
いずれの場合でも想定よりも時間がかかることが多いので、ある程度余裕を持ってご相談いただければ対応可能です。
あまりにも時間が足りない状況でご相談いただいてしまうと、お引き受けが難しくなることもありますのでご注意ください。

運用の引き継ぎをご相談されたい方、私ども横浜ネットサポートまでご連絡ください
あなたの困りごとを解決させていただきます。

株式会社横浜ネットサポート
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